Een betaalsysteem is vandaag de dag niet meer weg te denken uit winkels, restaurants en webshops. Waar je vroeger bijna altijd contant betaalde, zijn er nu tientallen manieren om een aankoop af te ronden. Pinnen, tikken met je telefoon, online afrekenen of betalen via een app: het kan allemaal. Maar hoe werkt dat eigenlijk achter de schermen? En wat maakt een goede oplossing voor betalingen nou anders dan een slechte?
Van kassa tot kaartlezer: de ontwikkeling van betaaloplossingen
Vroeger stond er achter elke toonbank een grote kassa met een la voor bankbiljetten en muntgeld. Dat beeld is sterk veranderd. Tegenwoordig gebruiken veel ondernemers een compacte kaartlezer die via bluetooth of wifi verbinding maakt met een tablet of smartphone. Zo’n apparaatje kan pinbetalingen verwerken, maar ook contactloze betalingen via een bankpas of telefoon. De technologie achter deze kaartlezers heet NFC, wat staat voor Near Field Communication. Hiermee wisselen twee apparaten draadloos gegevens uit als ze dicht bij elkaar zijn. Het is snel, veilig en voor de klant heel gemakkelijk.
Hoe een transactie stap voor stap verloopt
Achter elke betaling gaan meerdere stappen schuil die je als klant niet ziet. Op het moment dat je je pas of telefoon bij een lezer houdt, stuurt het apparaat een verzoek naar de bank van de klant. Die bank controleert of er genoeg saldo is en of de betaling toegestaan is. Daarna stuurt de bank een goedkeuring terug, waarna het bedrag wordt vastgehouden op de rekening van de klant. Het geld komt pas later daadwerkelijk bij de ondernemer aan, na een zogenoemde afrekening tussen de betrokken banken. Dit hele proces duurt maar een paar seconden, maar er zijn meerdere partijen bij betrokken: de bank van de klant, de bank van de ondernemer en een tussenliggende betalingsverwerker.
Betalen via internet: online afrekenen voor webshops
Wie iets koopt in een webshop, krijgt bij het afrekenen een keuze uit verschillende betaalmethoden. In Nederland is iDEAL verreweg de populairste optie. Daarmee log je in bij je eigen bank en bevestig je de betaling. Maar ook creditcard, PayPal en achteraf betalen zijn gangbare keuzes. Een webshop regelt deze opties via een zogeheten betaalprovider of payment gateway. Dat is een dienst die de verbinding legt tussen de webshop en de banken. De eigenaar van de webshop hoeft zelf geen ingewikkelde techniek te bouwen; de provider zorgt voor de veilige verwerking van alle transacties. De kosten voor zo’n dienst zijn meestal een vast bedrag per maand, aangevuld met een klein percentage per betaling.
Wat je let op bij het kiezen van een systeem voor betalingen
Niet elk systeem voor het verwerken van betalingen past bij elk type bedrijf. Een marktkoopman heeft andere behoeften dan een grote winkelketen of een webshop. Voor kleine ondernemers is het handig om te kijken naar de aanschafkosten van de apparatuur, de transactiekosten en het gemak van de software. Sommige aanbieders vragen geen maandelijkse kosten, maar rekenen een hoger percentage per transactie. Anderen doen het andersom. Denk ook aan de klantenservice: als je betaalterminal uitvalt tijdens een drukke dag, wil je snel geholpen worden. Aanbieders zoals SumUp zijn bereikbaar op doordeweekse dagen en ook in het weekend, wat voor ondernemers handig is. Verder is het verstandig om te kijken of het systeem makkelijk te koppelen is aan je boekhouding of kassasoftware, zodat je niet alles handmatig hoeft bij te houden.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een betaalterminal en een betaalprovider?
Een betaalterminal is het fysieke apparaat waarmee klanten in een winkel of op locatie kunnen pinnen of contactloos betalen. Een betaalprovider is een digitale dienst die betalingen verwerkt, meestal voor webshops. De provider zorgt ervoor dat geld veilig van de koper naar de verkoper gaat via een beveiligde verbinding.
Zijn contactloze betalingen veilig?
Contactloze betalingen zijn goed beveiligd. De gegevens die worden uitgewisseld tussen de pas en de lezer zijn versleuteld. Bovendien is er een limiet ingesteld voor bedragen zonder pincode, en bij grotere bedragen moet de klant alsnog zijn pincode invoeren. Banken monitoren transacties ook op verdacht gedrag.
Hoeveel kost het om een betaalsysteem te gebruiken als ondernemer?
De kosten voor een systeem om betalingen te ontvangen verschillen per aanbieder. Sommige aanbieders rekenen een vast bedrag per maand, andere vragen alleen een percentage per transactie, meestal tussen de 1 en 3 procent. Sommige aanbieders vragen ook een eenmalig bedrag voor de aanschaf van de kaartlezer. Het loont om dit goed te vergelijken op basis van het verwachte aantal transacties.
Kan ik als zelfstandige ook betalingen accepteren zonder vaste locatie?
Ja, dat kan. Er zijn mobiele kaartlezers die verbinding maken via de telefoon van de ondernemer. Zo kun je betalingen accepteren op markten, bij klanten thuis of op andere locaties zonder vaste kassa. Je hebt alleen een smartphone en een internetverbinding nodig om zo’n apparaatje te gebruiken.
Comments are closed.